인쇄 파일명 규칙 실험: final_final.pdf가 위험한 이유

파일명은 정리 취향이 아니라 전달 기록입니다. menu_final_final(1).pdf는 만든 사람에게는 최신처럼 보이지만, 받는 사람은 첫 번째 final과 두 번째 final 중 무엇이 승인본인지 알 수 없습니다. 반면 menu_A3_20260916_v03.pdf는 파일을 열지 않아도 품목, 규격, 날짜와 순서를 비교할 수 있습니다.

두 파일을 같은 규칙으로 검사했다

검사 항목	menu_A3_20260916_v03.pdf	menu_final_final(1).pdf
품목	menu	menu
규격	A3	없음
날짜	20260916	없음
버전	v03	없음
모호한 표현	없음	final 반복, 복사본 번호
확장자	pdf	pdf

인쇄 파일 묶음 점검기에 두 이름을 넣으면 앞 파일은 경고 없이 통과하고, 뒤 파일은 모호한 최종본 표현, 날짜 누락, 버전 누락을 경고합니다. 이 검사는 파일의 이름과 크기만 브라우저에서 읽습니다. PDF 안의 내용은 읽지 않습니다.

파일명은 다섯 조각이면 충분하다

한 파일명에 주문 정보를 전부 쓰면 오히려 비교가 어렵습니다. 반복해서 구분해야 하는 값만 같은 순서로 둡니다.

품목_규격_날짜_버전.확장자

• 품목: counter_menu, window_qr, price_card처럼 위치나 용도를 포함합니다.
• 규격: A3, 90x50mm처럼 완성 크기를 짧게 씁니다.
• 날짜: YYYYMMDD 여덟 자리로 정렬 순서를 유지합니다.
• 버전: v01, v02처럼 숫자 자릿수를 맞춥니다.
• 확장자: 실제 파일 형식과 일치하는지 확인합니다.

매장 이름을 반드시 넣을 필요는 없습니다. 한 매장의 폴더 안에서만 쓰는 파일이라면 품목부터 시작하는 편이 짧습니다. 여러 지점을 한 폴더에서 다룬다면 지점 코드를 맨 앞에 추가할 수 있습니다.

오류와 경고를 구분한다

모든 규칙 위반이 전달 중단 사유는 아닙니다. 스몰런 점검기는 아래처럼 나눕니다.

수준	예시	행동
오류	0바이트, 같은 이름 중복, 문서 형식, 이중 확장자	보내지 말고 원본과 저장 상태를 확인
경고	날짜 없음, 버전 없음, final, 공백, 원본 편집 파일	업체 규칙과 대조한 뒤 이유를 남김
통과	날짜와 버전이 있고 알려진 전달 형식	내용 검수로 이동

AI, PSD, INDD 같은 편집 원본은 무조건 잘못된 파일이 아닙니다. 인쇄소가 원본을 요청했다면 필요할 수 있습니다. 다만 연결 이미지, 글꼴, 프로그램 버전이 다르면 모양이 바뀔 수 있으므로 검수한 PDF를 함께 보내거나 업체의 패키지 규칙을 확인합니다.

버전은 수정 횟수가 아니라 승인 순서다

작업 중 자동 저장까지 v01, v02로 올릴 필요는 없습니다. 다른 사람에게 검토를 요청하거나 전달 후보로 내보낸 시점에만 버전을 올리면 됩니다. 승인 뒤 내용을 바꾸었다면 같은 파일명으로 덮어쓰지 않고 새 버전을 만듭니다.

전달 폴더는 세 종류만 남긴다

1. 인쇄용 PDF: 실제 접수할 파일
2. 미리보기: 받는 사람이 빠르게 내용과 방향을 대조할 JPG
3. 변경 기록: 이번 버전에서 달라진 항목을 적은 짧은 텍스트

작업 원본, 폐기본, 다운로드한 참고 이미지는 전달 폴더 밖에 둡니다. 삭제가 불안하다면 archive 폴더로 옮기되, 접수할 폴더에는 복사하지 않습니다.

파일명 검사가 대신하지 못하는 것

안전한 이름이라고 안전한 내용이 보장되지는 않습니다. 가격, 날짜, 연락처, QR 주소, 페이지 수와 글꼴 포함 여부는 파일을 열어 별도로 확인해야 합니다. 인쇄소가 한글 파일명이나 공백을 허용하지 않거나 자체 주문 번호를 요구한다면 그 규칙을 우선합니다.

마지막에는 승인 메시지에 파일명을 그대로 적습니다. “최종본 보냅니다”보다 “menu_A3_20260916_v03.pdf 1개를 인쇄용으로 전달합니다”가 다시 확인하기 쉽습니다.