메뉴판 가격 수정 뒤 예전 파일이 인쇄되지 않게 하는 버전 관리법

가격을 제대로 고쳤는데 예전 메뉴가 인쇄되는 문제는 보통 수정 능력보다 파일 전달 구조에서 생깁니다. 같은 폴더에 원본, 캡처, 최종, 재최종이 섞이고 대화창에는 어느 파일을 폐기해야 하는지 남지 않습니다. 복잡한 협업 도구 없이도 폴더 세 개, 변경표 한 장, 승인 한 번으로 실수를 줄일 수 있습니다.

폴더를 작업·검수·전달로 나눕니다

01_working   수정 가능한 원본과 사진
02_proof     내부 확인용 PDF·JPG
03_print     승인 뒤 외부에 보낼 PDF와 조건 메모

인쇄소에는 03_print 폴더의 파일만 보냅니다. 수정이 시작되면 03_print의 이전 파일을 archive 폴더로 옮기고 새 버전이 승인되기 전까지 비워 둡니다. 원본을 직접 첨부하지 않습니다.

가격 변경표를 먼저 만듭니다

표의 예시는 가상입니다. 가격뿐 아니라 요일, 옵션, 단위, 세금 포함 표시, 품절, QR 주소처럼 함께 바뀌어야 하는 항목을 한 줄씩 적습니다. 편집자는 이 표대로 수정하고 검수자는 파일과 표를 대조합니다.

버전은 파일을 내보낼 때마다 올립니다

원본을 저장할 때가 아니라 검수용 PDF를 새로 만들 때 v01, v02를 올립니다. 같은 v02 파일을 계속 덮어쓰면 대화창에 이미 내려받은 v02와 현재 v02가 달라질 수 있습니다. 파일명 기본 구조는 인쇄 파일명 규칙을 따릅니다.

검수는 수정한 사람과 다른 순서로 합니다

수정한 사람은 바뀐 곳을 알고 있어 원하는 문장을 보기 쉽습니다. 검수자는 PDF를 첫 페이지부터 읽고 변경표의 각 행에 체크합니다. 혼자 운영한다면 수정 직후가 아니라 잠시 뒤 새 PDF 뷰어에서 열고, 표의 순서를 뒤에서 앞으로 한 번 더 확인하세요.

승인 기록은 짧고 구체적으로 남깁니다

“menu_a4_20260810_v04_print.pdf 확인 완료. 변경표 3건 반영, 총 3페이지, A4 세로 단면. v03 이하 사용 금지.”

‘확인했어요’만 남기면 어떤 파일을 확인했는지 알 수 없습니다. 파일명, 변경 건수, 페이지 수, 규격, 폐기 버전을 한 메시지에 적습니다.

인쇄소 재전송은 새 메시지로 분리합니다

기존 대화에 파일만 추가하면 상대가 어떤 첨부가 최신인지 다시 판단해야 합니다. 새 파일명과 폐기할 파일명을 문장으로 쓰고, 새 PDF 하나만 첨부합니다. 이미 제작이 시작됐는지도 확인해야 하므로 “파일 교체 가능 여부를 먼저 회신해 달라”고 요청하세요.

매장에 남은 예전 인쇄물도 버전 대상입니다

새 파일을 잘 전달해도 카운터, 벽, 배달 포장, 테이블마다 옛 가격표가 남을 수 있습니다. 설치 위치 목록에 교체 체크를 붙이고, 교체한 날 기존 인쇄물을 회수합니다. QR 주소가 바뀌었다면 QR 실물 스캔 테스트도 다시 수행합니다.

20분 교체 루틴

1. 변경표를 만들고 항목 수를 셉니다.
2. working 원본을 복제해 새 버전을 만듭니다.
3. proof PDF를 내보내 페이지와 변경표를 대조합니다.
4. PDF 인쇄 전 체크를 수행합니다.
5. 승인 메시지를 남기고 print 폴더에 최종 PDF만 복사합니다.
6. 인쇄소에 새 파일과 폐기 버전을 함께 알립니다.
7. 설치 위치별 예전 인쇄물을 회수합니다.

한 장짜리 PDF에 여러 가격표를 직접 배치한다면 용지 배치 수량 계산기로 기본 방향과 회전 방향을 비교하세요. 바깥 여백과 도련을 포함하는 순서는 A4 가격표 배치 계산법에 정리했습니다.